Je runt een kleine onderneming. Misschien alleen, misschien met één freelancer die af en toe helpt. En elke dag hetzelfde gevoel : te veel tools, te weinig tijd. Facturen hier, mails daar, klantenlijst ergens in een spreadsheet die “definitief_v3” heet. Klinkt bekend ? Dan zit je hier goed.

Ik merk dat veel ondernemers blijven hangen in handmatig werk, gewoon omdat automatiseren eng klinkt. “Dat is toch voor grote bedrijven met een IT-team ?” Eerlijk ? Nee. Er zijn vandaag tools die zó simpel zijn dat je ze instelt met een kop koffie erbij. En als je wat inspiratie zoekt over slimmer werken zonder jezelf gek te maken, kijk dan gerust eens op https://www.liberonslentreprise.fr, dat zette mij ook aan het denken.

Waarom automatiseren als je geen techneut bent ?

Franchement, automatiseren is geen luxe. Het is overleven. Elke taak die je elke week opnieuw doet, kan waarschijnlijk automatisch. Facturen versturen. Afspraken plannen. Leads opvolgen. En nee, je hoeft geen code te schrijven of API’s te snappen. Als je een online formulier kunt invullen, kom je al ver.

De winst ? Tijd. Rust in je hoofd. Minder fouten ook. Ik heb ooit een factuur twee keer gestuurd naar dezelfde klant. Gênant. Sindsdien : automatisering. Klaar.

Zapier en Make : de stille kracht op de achtergrond

Als ik één categorie moet noemen die echt alles verandert, dan zijn het de automatiseringsplatformen. Zapier en Make (vroeger Integromat). Ze laten tools met elkaar praten. Zonder dat jij ertussen zit.

Voorbeeld uit het echte leven : iemand vult een contactformulier in op je site. Hop. Die persoon komt automatisch in je CRM. Je krijgt een melding. En de prospect ontvangt meteen een nette bevestigingsmail. Alles zonder dat jij iets doet. De eerste keer voelt dat bijna magisch.

Persoonlijk vind ik Zapier iets eenvoudiger om mee te starten. Make is krachtiger, maar soms wat… tja, technischer. Misschien net iets te veel voor een vrijdagmiddag.

Notion : alles op één plek (ja, echt)

Notion is zo’n tool waar mensen óf verliefd op worden, óf compleet verdwalen. Ik zat eerst in die tweede groep. Te veel mogelijkheden. Te leeg. Maar zodra je het gebruikt als digitale cockpit voor je bedrijf, klikt het.

Je kunt er processen vastleggen, klanten opvolgen, content plannen, zelfs simpele CRM’s bouwen. Zonder ingewikkeld gedoe. Het voelt een beetje alsof je eindelijk orde schept in een kamer die al jaren rommelig was.

Boekhouding zonder hoofdpijn : Moneybird en Exact Online

Boekhouding… niemand wordt daar vrolijk van. Maar tools als Moneybird (heel populair in Nederland) maken het draaglijk. Facturen maken, automatisch herinneringen sturen, koppeling met je bank. Klaar.

Exact Online gaat een stap verder. Meer functies, meer mogelijkheden, maar ook iets zwaarder. Ik zou zeggen : start klein. Je kunt altijd opschalen. Je hoeft niet meteen met een kanon op een mug te schieten.

CRM voor kleine teams : HubSpot (gratis, en dat meen ik)

Veel ondernemers denken dat een CRM alleen nuttig is als je een salesafdeling hebt. Onzin. HubSpot heeft een gratis versie die verrassend ver gaat.

Je ziet wie je klanten zijn, wanneer je voor het laatst contact had, welke deals lopen. Geen losse notities meer op Post-its. Dat alleen al scheelt stress. En ja, ik spreek uit ervaring.

Afspraken plannen zonder heen-en-weer mailen

Hoeveel mails gaan er over “kan dinsdag om 14u ?” – “nee, woensdag ?” – “oh wacht, toch niet”? Te veel. Calendly lost dat in één klap op.

Je deelt je link, mensen kiezen een moment, en het staat meteen in je agenda. Elke keer dat ik het gebruik, denk ik : waarom deed ik dit vroeger anders ?

Begin klein, maar begin wel

Dit is misschien het belangrijkste : je hoeft niet alles tegelijk te automatiseren. Kies één frustratie. Eén taak die je zat bent. En pak die aan.

Automatisering is geen doel op zich. Het is een middel om meer ruimte te krijgen. Om weer te focussen op wat je leuk vindt aan ondernemen. Want eerlijk, daarvoor ben je ooit begonnen, toch ?

Dus, welke taak ga jij als eerste schrappen uit je to-dolijst ?